Un excelente plan de trabajo es uno de los elementos más esenciales para el éxito en la administración de proyectos. Desde la prevención del aumento del alcance, los presupuestos exagerados y las fechas objetivo perdidas hasta la disminución de la ansiedad y la irritación – www.alianzaprevencioncolon.es. Una onza de evitación en la planificación de tareas merece una libra de tratamiento. Entonces, ¿cómo se produce un gran plan de proyecto y cuáles son los elementos esenciales de un plan de tareas?
Este breve artículo comparte diez ingredientes activos esenciales para desarrollar el plan perfecto y mantener su equipo y sus proyectos funcionando de manera eficiente. También tenemos una infografía a continuación para resumir estos componentes del proyecto.
¿Quién produce las estrategias de trabajo?
La respuesta notable a esto son los administradores de trabajos. Sin embargo, todos los que necesitan manejar proyectos en sus funciones pueden beneficiarse de la elaboración de estrategias de trabajo antes de comenzar una nueva tarea, especialmente en casos de proyectos similares o recurrentes. Un plan de tareas le ahorra el momento que se tarda en volver a crear el mismo proyecto.
Los miembros del equipo, así como las partes interesadas asociadas con el trabajo y sus resultados, pueden brindar información, competencia, costos y otros detalles relevantes que se incluirán y autorizarán antes de que el administrador del trabajo dé los toques finales a la estrategia del proyecto.
¿Por qué son esenciales las intenciones del proyecto?
Las estrategias de trabajo son esenciales ya que dan una visión común de lo que el proyecto pretende completar. Esta comprensión compartida mantiene al grupo colaborando para lograr los objetivos del trabajo y también brindar excelentes resultados.
Los planes de tareas brindan claridad sobre las obligaciones de cada miembro del equipo y también de las partes interesadas en el trabajo. También organizan el trabajo del trabajo de principio a fin y también evitan que el trabajo periférico desplace las tareas esenciales.
Las estrategias de tareas pueden convertirse en un poderoso dispositivo de interacción dentro del equipo a lo largo de la tarea. Sirven como una referencia escrita importante para el director del proyecto, los miembros del equipo y las partes interesadas externas. Estas estrategias también ayudan a aliviar la amenaza y mantener la mejor calidad en todas las fases del proyecto, desde la planificación hasta la finalización.
Aspectos de una estrategia de trabajo que no debes olvidar.
Hay elementos esenciales en los que debe consistir para desarrollar una excelente estrategia de trabajo. Tenga en cuenta que producir y trabajar con un plan de tareas defectuoso es tan malo como trabajar sin uno. El cronograma, los gastos y los entregables deben describirse claramente para mostrar el alcance de su tarea. En las diez áreas enumeradas a continuación, descubrirá diez elementos esenciales de un plan de trabajo que no debe descuidar.
1. Resuma la justificación del servicio y también los requisitos de las partes interesadas.
Antes de comenzar su tarea, es vital para enderezar los objetivos y requisitos de la tarea con su grupo y propósitos comerciales. ¿Qué tan esencial es este proyecto para los propósitos de la organización? ¿Exactamente cómo conecta las metas para el año o el trimestre? ¿Qué esperan los actores involucrados? Estas son algunas preguntas que puede hacer para delinear y enderezar la nueva tarea con su empresa y también las necesidades de las partes interesadas.
2. Lista de requisitos y objetivos del proyecto.
Si bien una estrategia de proyecto es una colección viva de papeles que seguramente cambiarán durante el proyecto, es esencial establecer un programa calculado para cumplir con los objetivos del trabajo.
Como administrador de tareas, debe analizar las demandas de todas las actividades involucradas en el trabajo e identificar los requisitos para cumplirlas. ¿Qué propósitos debe alcanzar la tarea para tener éxito? ¿Qué atributos y capacidades deben tener los entregables? A medida que avanza el proyecto, es posible que sea necesario corregir algunos aspectos de su plan de trabajo, lo cual está bien.
3. Declaración del alcance de la tarea.
La declaración de la extensión de la tarea es uno de los elementos más esenciales de un plan de proyecto. Desarrolla una estructura para el resto del plan de tareas.
En la declaración de alcance de la tarea, el administrador del proyecto completa y registra toda la información de la tarea para obtener a cada persona involucrada en la misma página web. Esta declaración define la tarea y también sus pasos y demandas. Por lo general, es la referencia para obtener el contrato y la aceptación de las partes interesadas externas involucradas en el trabajo.
4. Listado de entregables y también fechas de vencimiento aproximadas.
A partir del trabajo de preparación de la declaración del alcance de la tarea, actualmente debería tener una sugerencia más clara de los entregables y los resultados que se proporcionarán para terminar este trabajo. A partir de ahí, debe detallar qué tareas y entregables se espera que genere cada empleado y también cuándo.
Una estructura de mal funcionamiento del trabajo suele ser la forma más eficaz de lograr este paso. Puede usar una lista de verificación sencilla, una hoja de flujo, una hoja de cálculo o un gráfico de Gantt para trazar todo el trabajo del trabajo, designar a colegas, establecer fechas de vencimiento y también marcar cualquier dependencia. En este mal funcionamiento, también se requiere tener en cuenta qué entregables o trabajos deberán ser autorizados por partes interesadas externas y asegurarse de que no haya demoras.
5. Calendario detallado de tareas.
Una falsa impresión común con respecto a los planes de proyectos es que el plan de tareas es el mismo que el cronograma de tareas. El horario de trabajo es simplemente uno de los muchos elementos de un plan de trabajo.
En un cronograma de trabajo, estima cuánto tiempo tomará completar cada tarea mientras deja un espacio suficiente para la holgura y las dependencias. Es una calendarización clara de todas las tareas necesarias y también de los plazos. Muestra el período del proyecto, quién está haciendo qué y también cuándo comienza y termina cada tarea.
6. Plan de evaluación y gestión de riesgos.
Es esencial examinar los peligros involucrados con un proyecto mientras se desarrolla el plan del proyecto. ¿Está su empresa segura en este momento? ¿Cuál es su tolerancia al riesgo? ¿Qué peligros potenciales, así como oportunidades, podrían originarse a partir de la implementación de este proyecto, y cuál es su estrategia de mitigación?
Los eventos potenciales reconocidos en su plan de riesgo de la tarea pueden no ocurrir, sin embargo, podrían afectar significativamente el resultado de una tarea si ocurrieran. La administración de amenazas incluye no solo examinar el peligro en sí mismo, sino establecer planes de administración de amenazas para interactuar de la forma en que el grupo debe responder si ocurren estos eventos.
Las amenazas son inevitables, razón por la cual los planes de tareas más efectivos consisten en secciones de administración de amenazas sofisticadas. Si puede identificar los riesgos antes en un proyecto, puede controlarlos y aumentar sus posibilidades de éxito.
7. Funciones y deberes especificados.
Aclare los deberes de todos en el equipo de trabajo, incluidas las partes interesadas externas. Diferentes tareas pueden incluir testimonios y también aprobaciones de partes interesadas específicas, aunque generalmente, algunas de las partes interesadas esenciales del trabajo no están asociadas con todos los elementos del trabajo.
Un patrocinador de trabajo financia la tarea; es posible que necesiten revisar y aceptar aspectos vitales de la estrategia. Los expertos de la organización designada definen los requisitos para los proyectos y también los entregables; también pueden necesitar revisar y aceptar partes del proyecto. Los supervisores de proyectos producen, ejecutan y también regulan el plan del proyecto. Y el equipo de trabajo completa los trabajos y construye el producto final.
Otros contribuyentes a un proyecto pueden incluir auditores, expertos en riesgos y calidad superior, expertos en adquisiciones, etc. Es posible que deban autorizar partes de la estrategia de tareas que se relacionen con su conocimiento, como la estrategia de alta calidad o de adquisiciones.