El monitoreo del trabajo es el autocontrol de la planificación, realización y finalización de los trabajos. Los supervisores de tareas logran esto mediante el uso de una colección de metodologías, procedimientos y dispositivos para liderar sus equipos y cuidar los recursos. Hoy en día, la mayoría de los profesionales de la gestión de proyectos utilizan el software de administración de proyectos para planificar, implementar y controlar proyectos. ProjectManager, por ejemplo, le permite manejar estrategias, recursos, gastos y equipos en una sola herramienta en línea.
Utilice nuestros diagramas de Gantt, tableros kanban y calendarios para producir cronogramas de tareas, así como para asignar trabajo con cronograma de recursos en tiempo real – BLOG. Para comprender mejor qué es la administración de tareas, el autocontrol se puede dividir en 10 ubicaciones clave, denominadas áreas de conocimiento de gestión de proyectos.
Ubicaciones de conocimiento de gestión de proyectos
El término ubicaciones de datos de administración de tareas se utiliza para explicar todos los diferentes elementos de un proyecto que deben administrarse. Los administradores de tareas son responsables de supervisar estas áreas, por lo que utilizan todas las herramientas, enfoques y recursos disponibles para ellos.
A continuación se incluye una lista de verificación de las 10 áreas de comprensión de la gestión de tareas, tal como lo explica el Instituto de Administración de Empleos (PMI) en su Cuerpo de conocimientos de supervisión de empleos (PMBOK). Haga clic en los enlaces para obtener una explicación completa de cada uno.
Administración de asimilación: toma varios procesos y metodologías de administración de tareas para desarrollar una técnica que ayude a los grupos a trabajar mucho mejor juntos. Esto promueve el esfuerzo del equipo y sincroniza la información para una mayor claridad. Monitoreo de rango: las tareas de trabajo, los entregables y los puntos de inflexión se determinan, especifican y administran con un proceso que incluye recopilar las demandas de las partes interesadas, producir un marco de desglose del trabajo (WBS) y luego vigilar y encargarse de los ajustes.
Organización de la administración: detalles sobre cómo se desarrollará, gestionará y controlará el proceso del proyecto. Se convierte en parte de la etapa de planificación del seguimiento del proyecto y también produce un cronograma razonable para lograr los objetivos del trabajo.
Administración de Precios: Proceso que gestiona la preparación y control de los costos relacionados con una tarea. Esto significa acumular, evaluar y también informar sobre los costos para anticipar y también vigilar el presupuesto del trabajo para evitar gastos excesivos.
Gestión de calidad: cuidar todas las actividades asociadas con la creación de entregables de tareas para asegurarse de que satisfagan las expectativas de alta calidad. Esto se hace permaneciendo para medir la calidad durante la ejecución de la tarea y tratando con cualquier tipo de variaciones de las expectativas de calidad.
Gestión de recursos: Obtener lo mejor de las personas, los materiales y las herramientas necesarios para implementar su proyecto mediante la asignación y redistribución de fuentes según sea necesario.
Seguimiento de la comunicación: se utilizan varios procedimientos para proporcionar mensajes claros en un trabajo. Se trata de la creación de canales, regularidad y mensajes correctos para asegurarse de que se reciban de manera oportuna y se entiendan.
Administración de peligros: identificar, evaluar y también evitar o aliviar las amenazas en su trabajo, ya sean riesgos negativos para evitar o amenazas positivas para manipular. Supervisión de compras: construir y mantener relaciones con los recursos externos necesarios en su trabajo. Esto incluye proveedores que venden servicios y productos necesarios para cumplir con los objetivos de la tarea.
Supervisión de las partes interesadas: determinar las partes interesadas de la tarea, determinar sus suposiciones y su influencia, y luego crear métodos para administrarlas y mantenerlas actualizadas sobre la progresión. Estas ubicaciones de comprensión de administración de tareas deben ser atendidas desde el principio hasta el final de sus proyectos. Todos los proyectos se someten a las mismas fases, que se denominan proceso de vida de gestión del trabajo.
El proceso de vida de la tarea
El proceso de vida del seguimiento de proyectos está compuesto por cinco etapas, conocidas como grupos de procesos de seguimiento de tareas: inicio, planificación, ejecución, vigilancia y control y también cierre. El término grupos de procesos de administración de tareas fue creado por el Instituto de administración de trabajos (PMI) y se usa ampliamente en la industria de administración de proyectos. Algunos autores utilizan sinónimos como ciclo de vida de tareas o ciclo de vida de proyectos, proceso de seguimiento de tareas o fases de seguimiento de proyectos.
La restricción tripartita de la supervisión del trabajo. La restricción de tres vías, también conocida como triángulo de seguimiento del proyecto o triángulo de hierro, describe los límites de tiempo, alcance y costo que se imponen a cada proyecto. Así es como funciona.
Tiempo: Los supervisores de proyectos tienen que estimar el tiempo requerido para completar un proyecto. Para hacerlo, utilizan dispositivos de organización de trabajos como diagramas PERT o el método del curso importante. Esto debe hacerse durante las fases de inicio y planificación del proceso de vida del proyecto para desarrollar un cronograma que cubra el período de todas las actividades.
Extensión del proyecto: El rango describe todo el trabajo necesario para terminar un trabajo. Debe determinarse durante la mesa de dibujo mediante el uso de una estructura de desglose del trabajo. Si el rango no se especifica en el plan del proyecto, puede provocar que el trabajo falle, lo que se conoce como avance del alcance. Costo: Hay muchos precios relacionados con un trabajo. Los gerentes de proyecto están a cargo de aproximar, presupuestar y controlar los precios utilizando técnicas de contabilidad de trabajos y también dispositivos de seguimiento de gastos para que el proyecto pueda terminarse dentro del presupuesto aprobado.
Los supervisores de tareas equilibran estas 3 restricciones haciendo un compromiso entre ellas. Por ejemplo, puede aumentar la variedad de tareas en su área de trabajo, pero esto significa que habrá menos tiempo y los costos serán mayores para cada tarea del proyecto, lo que disminuirá la productividad. Ahora que hemos cubierto las ideas de monitoreo de proyectos más importantes, es hora de echar un vistazo a las herramientas de administración de trabajos y también a las técnicas que los gerentes de proyectos pueden usar para planificar, monitorear y controlar.